Draft for review. This document has not yet been approved by a lawyer and is not in force. Highlighted items are details still to be supplied or confirmed by Aurum.
Legal
Privacy Policy
Last updated: [date of publication]
1. Who we are
Aurum Executive Transfers is the trading name of the business KOSKINAKI EMMANOUELA, registered in Greece (ΓΕΜΗ [number], ΑΦΜ [number], ΔΟΥ [tax office]), with its registered address at [registered address]. We are the controller of the personal data described in this policy.
This policy explains how we handle personal data when you use this website, and when you request or book a transfer with us, whether through the website, WhatsApp, phone or email.
3. How the booking form works
The quote form on this website does not send your details to us or to any server. What you type stays in your own browser. When you press Request my quote, the page puts your details together into a message and gives you three choices:
Send on WhatsApp: opens your own WhatsApp with the message filled in
Send by email: opens your own email app with the message filled in
Copy details: copies the message so you can paste it wherever you like
Nothing reaches us until you press send in WhatsApp or your email app. If you close the page without sending, nothing is kept.
4. What we collect and why
Information
Why we use it
Legal basis
Name, phone number, email address
To reply to your request, send you a quote, and contact you about your booking
Steps taken at your request before a contract, and performing it (GDPR Art. 6(1)(b))
Pick-up and drop-off locations, dates, times, number of passengers and bags, flight or ferry number
To plan and carry out the transfer, choose the right vehicle, and follow your flight or ferry so the pick-up matches the real arrival time
Performing the contract (Art. 6(1)(b))
Anything you add in notes, for example the ages of children who need a seat
To prepare the vehicle, for example by fitting the right child seat
Performing the contract (Art. 6(1)(b))
Billing details, if you ask for an invoice (company name, address, VAT number)
To issue invoices and receipts and keep the records Greek tax law requires
Legal obligation (Art. 6(1)(c))
Messages and call history with us
To handle changes, questions and complaints about your booking
Performing the contract, and our legitimate interest in resolving issues (Art. 6(1)(b) and (f))
Technical data when you visit (IP address, browser type, pages requested)
To deliver the website and keep it secure
Our legitimate interest in running a secure website (Art. 6(1)(f))
You don't have to give us any of this, but without contact details and journey details we cannot quote for or carry out a transfer.
We do not use your data for advertising, we do not sell it, and we do not send you marketing messages unless you have asked us to.
5. Who we share it with
We only share what each party needs:
Our drivers receive the details needed for your journey: name, phone number, pick-up and drop-off, time, flight or ferry number, passengers and bags. [confirm whether drivers are employees or partner drivers]
WhatsApp (Meta Platforms Ireland Ltd). If you contact us on WhatsApp or choose Send on WhatsApp, your messages pass through WhatsApp. WhatsApp's own privacy policy applies to your use of it.
Google (Google Ireland Ltd). This website loads its fonts from Google Fonts, which means your browser sends your IP address to Google when a page opens. [delete this sentence if the fonts are hosted on our own server]
Our email provider, [confirm: Papaki, or Gmail if info@ is forwarded there], which stores the emails you send us.
Our hosting provider, Cloudflare, Inc., which stores this website and receives the technical data in section 4.
Our card payment provider, [provider], if you pay the driver by card.
Our accountant and the Greek tax authority (ΑΑΔΕ) receive invoices and receipts, as the law requires.
Public authorities, only where the law requires us to share it.
When you follow our links to Instagram or Google Maps, those services' own privacy policies apply.
6. Transfers outside the EU
Meta, Google and Cloudflare may process data in the United States. Where that happens it is covered by the EU-U.S. Data Privacy Framework and/or the European Commission's Standard Contractual Clauses, which are the safeguards EU law requires.
7. How long we keep it
Requests that do not become a booking: 6 months from our last contact, then deleted.
Bookings, invoices and receipts: [the period Greek tax law requires, to be confirmed with our accountant].
Technical data held by our hosting provider: [as set by the provider].
Your language choice on this website: on your own device, until you clear your browser's storage.
This applies to every copy we hold, including WhatsApp chats and emails.
8. Cookies and storage
This website does not use cookies, analytics or advertising trackers. It stores one setting in your browser, named aurum-lang, which remembers the language you chose so the site opens in it next time. It never leaves your device, and you can remove it by clearing your browser's site data.
9. Children
Our transfers are booked by adults. If children are travelling, we only ask for their ages so we can provide a suitable seat.
10. Your rights
You can ask us at any time to:
see the personal data we hold about you and get a copy
correct anything that is wrong
delete your data, where we are not required to keep it
restrict or object to how we use it
receive your data in a portable format
Email info@aurum-ath.com. We will reply within one month, and may first ask you to confirm your identity.
If you are unhappy with how we have handled your data, you can complain to the Hellenic Data Protection Authority (Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα), Kifisias 1-3, 115 23 Athens (www.dpa.gr).
11. Changes to this policy
If we change this policy we will update the date at the top of this page. If a change affects a booking you have already made, we will tell you.
Προσχέδιο προς έλεγχο. Το κείμενο δεν έχει ακόμη εγκριθεί από νομικό και δεν ισχύει. Τα επισημασμένα σημεία είναι στοιχεία που εκκρεμεί να δοθούν ή να επιβεβαιωθούν από την Aurum.
Νομικά
Πολιτική Απορρήτου
Τελευταία ενημέρωση: [ημερομηνία δημοσίευσης]
1. Ποιοι είμαστε
Η Aurum Executive Transfers είναι ο διακριτικός τίτλος της επιχείρησης KOSKINAKI EMMANOUELA, με έδρα στην Ελλάδα (ΓΕΜΗ [αριθμός], ΑΦΜ [αριθμός], ΔΟΥ [ΔΟΥ]) και διεύθυνση [διεύθυνση έδρας]. Είμαστε ο υπεύθυνος επεξεργασίας των προσωπικών δεδομένων που περιγράφονται σε αυτή την πολιτική.
Η πολιτική αυτή εξηγεί πώς χειριζόμαστε τα προσωπικά δεδομένα όταν χρησιμοποιείτε τον ιστότοπο και όταν ζητάτε ή κλείνετε μεταφορά μαζί μας, είτε μέσω του ιστότοπου είτε μέσω WhatsApp, τηλεφώνου ή email.
3. Πώς λειτουργεί η φόρμα κράτησης
Η φόρμα προσφοράς του ιστότοπου δεν στέλνει τα στοιχεία σας σε εμάς ούτε σε κάποιον διακομιστή. Ό,τι πληκτρολογείτε μένει στον δικό σας περιηγητή. Όταν πατήσετε «Ζητήστε προσφορά», η σελίδα συνθέτει τα στοιχεία σας σε ένα μήνυμα και σας δίνει τρεις επιλογές:
Αποστολή στο WhatsApp: ανοίγει το δικό σας WhatsApp με έτοιμο το μήνυμα
Αποστολή με email: ανοίγει την εφαρμογή email σας με έτοιμο το μήνυμα
Αντιγραφή: αντιγράφει το μήνυμα για να το επικολλήσετε όπου θέλετε
Τίποτα δεν φτάνει σε εμάς μέχρι να πατήσετε αποστολή στο WhatsApp ή στο email σας. Αν κλείσετε τη σελίδα χωρίς να στείλετε, δεν διατηρείται τίποτα.
4. Τι συλλέγουμε και γιατί
Στοιχεία
Γιατί τα χρησιμοποιούμε
Νομική βάση
Ονοματεπώνυμο, τηλέφωνο, email
Για να απαντήσουμε στο αίτημά σας, να σας στείλουμε προσφορά και να επικοινωνήσουμε για την κράτησή σας
Ενέργειες κατόπιν αιτήματός σας πριν από τη σύναψη σύμβασης και εκτέλεση της σύμβασης (άρθρο 6 παρ. 1 στοιχ. β΄ ΓΚΠΔ)
Σημεία παραλαβής και προορισμού, ημερομηνίες, ώρες, αριθμός επιβατών και αποσκευών, αριθμός πτήσης ή πλοίου
Για να οργανώσουμε και να εκτελέσουμε τη μεταφορά, να επιλέξουμε το κατάλληλο όχημα και να παρακολουθούμε την πτήση ή το πλοίο σας, ώστε η παραλαβή να αντιστοιχεί στην πραγματική ώρα άφιξης
Εκτέλεση σύμβασης (άρθρο 6 παρ. 1 στοιχ. β΄)
Ό,τι προσθέτετε στις σημειώσεις, για παράδειγμα τις ηλικίες παιδιών που χρειάζονται κάθισμα
Για να προετοιμάσουμε το όχημα, για παράδειγμα να τοποθετήσουμε το σωστό παιδικό κάθισμα
Εκτέλεση σύμβασης (άρθρο 6 παρ. 1 στοιχ. β΄)
Στοιχεία τιμολόγησης, αν ζητήσετε τιμολόγιο (επωνυμία, διεύθυνση, ΑΦΜ)
Για την έκδοση τιμολογίων και αποδείξεων και την τήρηση των αρχείων που απαιτεί η φορολογική νομοθεσία
Νομική υποχρέωση (άρθρο 6 παρ. 1 στοιχ. γ΄)
Μηνύματα και ιστορικό κλήσεων μαζί μας
Για τη διαχείριση αλλαγών, ερωτήσεων και παραπόνων σχετικά με την κράτησή σας
Εκτέλεση σύμβασης και έννομο συμφέρον μας στην επίλυση ζητημάτων (άρθρο 6 παρ. 1 στοιχ. β΄ και στ΄)
Τεχνικά δεδομένα κατά την επίσκεψη (διεύθυνση IP, τύπος περιηγητή, σελίδες που ζητήθηκαν)
Για τη λειτουργία και την ασφάλεια του ιστότοπου
Έννομο συμφέρον μας στη λειτουργία ασφαλούς ιστότοπου (άρθρο 6 παρ. 1 στοιχ. στ΄)
Δεν είστε υποχρεωμένοι να μας δώσετε αυτά τα στοιχεία, αλλά χωρίς στοιχεία επικοινωνίας και διαδρομής δεν μπορούμε να σας δώσουμε προσφορά ή να εκτελέσουμε τη μεταφορά.
Δεν χρησιμοποιούμε τα δεδομένα σας για διαφήμιση, δεν τα πουλάμε και δεν σας στέλνουμε διαφημιστικά μηνύματα, εκτός αν μας το ζητήσετε.
5. Με ποιους τα μοιραζόμαστε
Μοιραζόμαστε μόνο ό,τι χρειάζεται ο καθένας:
Οι οδηγοί μας λαμβάνουν τα στοιχεία που απαιτούνται για τη διαδρομή: όνομα, τηλέφωνο, σημεία παραλαβής και προορισμού, ώρα, αριθμός πτήσης ή πλοίου, επιβάτες και αποσκευές. [επιβεβαιώστε αν οι οδηγοί είναι υπάλληλοι ή συνεργάτες]
WhatsApp (Meta Platforms Ireland Ltd). Αν επικοινωνήσετε μαζί μας μέσω WhatsApp ή επιλέξετε «Αποστολή στο WhatsApp», τα μηνύματά σας διέρχονται από το WhatsApp. Για τη χρήση του ισχύει η πολιτική απορρήτου του WhatsApp.
Google (Google Ireland Ltd). Ο ιστότοπος φορτώνει τις γραμματοσειρές του από το Google Fonts, που σημαίνει ότι ο περιηγητής σας στέλνει τη διεύθυνση IP σας στην Google όταν ανοίγει μια σελίδα. [διαγράφεται αν οι γραμματοσειρές φιλοξενηθούν στον δικό μας διακομιστή]
Ο πάροχος email μας, [επιβεβαίωση: Papaki, ή Gmail αν το info@ προωθείται εκεί], όπου αποθηκεύονται τα email που μας στέλνετε.
Ο πάροχος φιλοξενίας μας, Cloudflare, Inc., όπου φιλοξενείται ο ιστότοπος και ο οποίος λαμβάνει τα τεχνικά δεδομένα της ενότητας 4.
Ο πάροχος πληρωμών με κάρτα, [πάροχος], αν πληρώσετε τον οδηγό με κάρτα.
Ο λογιστής μας και η ΑΑΔΕ λαμβάνουν τιμολόγια και αποδείξεις, όπως ορίζει ο νόμος.
Δημόσιες αρχές, μόνο όταν το απαιτεί ο νόμος.
Όταν ακολουθείτε τους συνδέσμους μας προς το Instagram ή τους Χάρτες Google, ισχύουν οι πολιτικές απορρήτου αυτών των υπηρεσιών.
6. Διαβιβάσεις εκτός ΕΕ
Η Meta, η Google και η Cloudflare ενδέχεται να επεξεργάζονται δεδομένα στις Ηνωμένες Πολιτείες. Σε αυτή την περίπτωση η διαβίβαση καλύπτεται από το Πλαίσιο Προστασίας Δεδομένων ΕΕ-ΗΠΑ ή/και από τις Τυποποιημένες Συμβατικές Ρήτρες της Ευρωπαϊκής Επιτροπής, που είναι οι εγγυήσεις που απαιτεί το δίκαιο της ΕΕ.
7. Πόσο καιρό τα διατηρούμε
Αιτήματα που δεν καταλήγουν σε κράτηση: 6 μήνες από την τελευταία μας επικοινωνία και στη συνέχεια διαγράφονται.
Κρατήσεις, τιμολόγια και αποδείξεις: [για όσο διάστημα ορίζει η φορολογική νομοθεσία, προς επιβεβαίωση με τον λογιστή].
Τεχνικά δεδομένα στον πάροχο φιλοξενίας: [σύμφωνα με τον πάροχο].
Η επιλογή γλώσσας στον ιστότοπο: στη δική σας συσκευή, μέχρι να καθαρίσετε τον χώρο αποθήκευσης του περιηγητή.
Τα παραπάνω ισχύουν για κάθε αντίγραφο που διατηρούμε, συμπεριλαμβανομένων των συνομιλιών WhatsApp και των email.
8. Cookies και αποθήκευση
Ο ιστότοπος δεν χρησιμοποιεί cookies, εργαλεία στατιστικών ή διαφημιστικούς ιχνηλάτες. Αποθηκεύει στον περιηγητή σας μία ρύθμιση με την ονομασία aurum-lang, η οποία θυμάται τη γλώσσα που επιλέξατε ώστε ο ιστότοπος να ανοίγει σε αυτήν την επόμενη φορά. Δεν φεύγει ποτέ από τη συσκευή σας και μπορείτε να τη διαγράψετε καθαρίζοντας τα δεδομένα ιστότοπων του περιηγητή σας.
9. Παιδιά
Οι μεταφορές μας κλείνονται από ενήλικες. Αν ταξιδεύουν παιδιά, ζητάμε μόνο τις ηλικίες τους ώστε να παρέχουμε κατάλληλο κάθισμα.
10. Τα δικαιώματά σας
Μπορείτε οποιαδήποτε στιγμή να μας ζητήσετε:
να δείτε τα προσωπικά δεδομένα που τηρούμε για εσάς και να λάβετε αντίγραφο
να διορθώσουμε ό,τι είναι λάθος
να διαγράψουμε τα δεδομένα σας, εφόσον δεν έχουμε υποχρέωση να τα διατηρούμε
να περιορίσουμε τη χρήση τους ή να αντιταχθείτε σε αυτήν
να λάβετε τα δεδομένα σας σε φορητή μορφή
Στείλτε email στο info@aurum-ath.com. Θα απαντήσουμε μέσα σε έναν μήνα και ενδέχεται πρώτα να σας ζητήσουμε να επιβεβαιώσετε την ταυτότητά σας.
Αν δεν είστε ικανοποιημένοι με τον τρόπο που χειριστήκαμε τα δεδομένα σας, μπορείτε να υποβάλετε καταγγελία στην Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα, Λεωφ. Κηφισίας 1-3, 115 23 Αθήνα (www.dpa.gr).
11. Αλλαγές στην πολιτική
Αν αλλάξουμε την πολιτική, θα ενημερώσουμε την ημερομηνία στην αρχή της σελίδας. Αν μια αλλαγή αφορά κράτηση που έχετε ήδη κάνει, θα σας ενημερώσουμε.